POLITICA EDITORIAL Y DE ACTUALIZACIONES

  1. Objetivo

La Empresa de Aseo de Bucaramanga EMAB S.A. E.S.P, Reglamenta los términos y estándares de publicación de contenido, uso y administración de la página web (www. emab-esp.com), con el fin de garantizar la adecuada y oportuna generación y actualización de la información en cada una de sus secciones y niveles, conservando su homogeneidad en diseño y estructura.

  1. Tipos de contenidos

Información institucional:

Información general de la EMAB, sus funciones, objetivos, equipo y programas, entre otros. En esta categoría se clasifican también los diferentes tipos de documentos producidos por las áreas de la Unidad, Como son: presentaciones, informes de gestión, informes financieros y encuestas para consulta de ciudadanos y reportantes.

Noticias y declaraciones:

Información de interés sobre la gestión y los resultados de la EMAB S.A. E.S.P., sus programas y funcionarios.

Información de interés sobre los sistemas Barrido y limpieza de áreas comunes y las unidades de operación integral en el relleno Sanitario el Carrasco.

Contenidos multimedia:

Galerías de imágenes, videos y audios.

Eventos:

Información sobre eventos en los que participan la EMAB S.A. E.S.P y sus funcionarios y actividades de interés para los ciudadanos.

Documentos de interés:

Las diferentes áreas de la EMAB S.A. E.S.P, producen documentos relacionados con informes financieros, contratación, tipologías, boletines de prensa, informes y hojas de vida de aspirantes a cargos públicos, entre otros.

  1. Normatividad:

Hace referencia a leyes, decretos, circulares y Norma que regulan a la Unidad o que son de interés o que tienen relación con los temas misionales o administrativos de la Entidad.

  1. Actualizaciones

Los contenidos a publicarse en la página web de la EMAB S.A. E.S.P deben tener en cuenta las pautas de las fases de la Estrategia de Gobierno en Línea y tienen como objeto, garantizar el derecho ciudadano de mantenerse informado sobre las actividades de la EMAB.

Siempre que se realice una publicación se debe indicar la fecha de la publicación y sólo se debe publicar aquella información que sea competencia de la EMAB y sobre la cual se tenga completa seguridad en términos de contenido, oportunidad y veracidad. Es fundamental revisar previamente la redacción y ortografía de los textos y documentos que se publicarán en la página web, siguiendo las reglas sintácticas, gramáticas y ortográficas del idioma español utilizadas en Colombia. La revisión estará a cargo del Profesional de Comunicaciones de la EMAB, quien debe supervisar la actualización de todos los contenidos de la página web.

No se deberán publicar contenidos que puedan generar efectos legales adversos a los directivos, funcionarios o en general a la EMAB o a su personal.

La página web no debe contener enlaces a páginas externas diferentes a las relacionadas con las competencias de la entidad. En caso de publicar información tomada de un tercero, se debe incluir la fuente de dicha información, preservando siempre la normatividad en cuanto a derechos de autor.

En concordancia con los términos de la ley colombiana, se prohíbe:

  • Utilizar información o software de la página web para invadir de forma alguna la privacidad de terceros públicos o privados.
  • Alterar sin autorización la información o los materiales publicados en la página web.
  • Utilizar contenidos, documentos y demás material informativo de propiedad de terceros, sin su debida autorización y sin los créditos respectivos.
  • En cuanto al manejo de la imagen de la página web y la intranet, se debe seguir lo estipulado en el Manual de Imagen Corporativa, las resoluciones o normas que reglamenten la imagen institucional de la EMAB S.A E.S.P, así como los lineamientos del Gobierno Nacional en cuanto al manejo de imagen de las entidades estatales.
  1. Contenidos

De acuerdo al Manual para la Implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia, los contenidos de la página web de la EMAB S.A. E.S.P, seguirán los siguientes lineamientos generales:

  • Los contenidos deben ser entendibles, agradables y de fácil uso
  • Los contenidos deben ser claros, precisos y de lenguaje sencillo. No debe dejar dudas sobre el mensaje que se desea transmitir. Se debe tener en cuenta que serán utilizados por personas de diferentes niveles de educación y de diferentes regiones del país.
  • No se deben usar abreviaturas. Si se necesita utilizar abreviaturas, éstas deben ir referenciadas después de que son utilizadas por primera vez, entre paréntesis, inmediatamente después del texto al que hacen referencia.
  • No se deben usar siglas sin que al pie se especifique qué significan.
  • No se deben usar tecnicismos. Si es estrictamente necesario utilizarlos, se debe explicar el significado del mismo inmediatamente después de que es utilizado por primera vez, incluyendo la explicación dentro de paréntesis.
  • No se deben utilizar términos en idiomas extranjeros. Cuando se hace necesario su uso, estos términos deben presentarse de forma que se diferencien del resto (escribiendo el término en caracteres itálicos) y deben ser explicados inmediatamente después de la primera vez que son utilizados.
  • En las fechas, no se deben utilizar abreviaturas para el nombre del mes.
  • Se deben seguir las reglas sintácticas, gramáticas y ortográficas del idioma español, de acuerdo con la Real Academia Española.

Los contenidos deben ser vigentes, relevantes, verificables y completos

  • Los contenidos que el Estado ofrezca por medios electrónicos deben ser vigentes, relevantes, verificables, completos, que generen algún beneficio para los clientes y que no dé lugar a interpretaciones erradas. De igual forma, se debe evitar cualquier tipo de distorsión o interpretación tendenciosa de la información que va a ser publicada en medios electrónicos.
  • La entidad debe ofrecer sólo aquellos contenidos que sean de su competencia y sobre los cuales se tenga completa seguridad en términos de veracidad de los mismos. En caso de ofrecer contenidos tomados de un tercero ajeno a la entidad, se debe incluir la fuente de donde fueron tomados.
  • Cuando se publique información en forma de artículos, la información debe provenir de fuentes totalmente confiables. Si la fuente no es totalmente confiable o si no se tiene certeza de la fuente de donde proviene, la información debe ser corroborada al menos con tres (3) fuentes adicionales, identificando las fuentes al final del artículo. Esto no aplica a los artículos de prensa.
  • Cuando se publique información en archivos para descargar, se debe indicar la fecha de publicación o de su última actualización.
  • Las imágenes, dibujos, fotos y cualquier otro material gráfico que se utilice, deben estar acordes con los textos. Cuando este tipo de material sufre algún tipo de tratamiento técnico (por ejemplo: montajes, composición, transparencias, etc.), se debe indicar claramente en el pie del material que éste ha sido modificado de su versión original.
  • Antes de ofrecer contenidos, se debe validar la vigencia y calidad de los mismos.

Los contenidos no deben ser ofensivos ni discriminatorios

  • Los contenidos provistos por medios electrónicos por el Estado Colombiano de ninguna forma pueden ser considerados como ofensivos, sexistas, racistas, discriminatorios u obscenos, dado que los contenidos ofensivos atentan contra los derechos fundamentales de los particulares. En todo momento se debe tener presente que se trata de la imagen del Estado.
  • Se debe evitar todo tipo de estereotipos por raza, género, religión, origen étnico, localización geográfica, orientación sexual, discapacidad, apariencia física o estrato social.
  • Los contenidos que se provean no deben reflejar los intereses, deseos, gustos ni ningún otro tipo de tendencia en particular. Igualmente, no deben reflejar posiciones políticas, religiosas, económicas ni de ninguna otra índole, que puedan indicar preferencias con grupos específicos.
  • No se deben utilizar regionalismos o frases coloquiales que son de uso común en algún lugar del país pero que en otras regiones pueden ser consideradas ofensivas.

Los contenidos deben mantener la privacidad

  • No se deben ofrecer contenidos que revelen aspectos confidenciales de personas o entidades, que afecten su buen nombre o que puedan generar efectos legales adversos a las entidades que publiquen la información. Es importante en este punto tener claros conceptos jurídicos tales como indagatorias, llamado a juicio o demás, que de una u otra forma están afectando la condición jurídica de las personas o las instituciones.
  • No se deben ofrecer contenidos de procesos sancionatorios en trámite, en la medida en que los mismos pueden estar reservados conforme a la ley. En el caso de antecedentes penales o disciplinarios, sólo se ofrecerán contenidos cuando se trate de antecedentes definitivos, en los casos en que aplique, se deberán mantener actualizados y se excluirán nombres de las personas cuando los antecedentes dejen de tener vigencia.
  • En los casos en que se solicite información de los particulares, se aclarará que la misma, sólo será utilizada para los fines para los cuales se solicita la información y que no será divulgada a terceros sin consentimiento de quien suministra la información, salvo en los casos previstos por la ley colombiana.

Los contenidos deben observar el derecho de autor y de propiedad intelectual

  • Las obras protegidas por el derecho de autor que se encuentren dentro de los sitios Web hacen parte del patrimonio de la entidad pública y por lo tanto son considerados bienes fiscales, razón por la cual su utilización debe estar expresamente autorizada y así mismo se debe informar claramente al ciudadano qué puede hacer y qué no, con el material alojado.
  • Si una entidad pública desea hacer uso (reproducción, transformación, o puesta a disposición) de materiales y obras protegidas por el derecho de autor, debe cerciorarse de contar con la debida autorización del titular de los derechos sobre dicho material.
  • La protección del derecho de autor se aplica sobre los textos, imágenes, dibujos, fotos y cualquier otro material gráfico, sonoro o visual y los programas informáticos y bases de datos. Cualquier material de este tipo que sea tomado de alguna fuente externa a la entidad debe ser considerado como una cita textual, por lo cual debe ir entre comillas dobles (“ “) y se debe incluir la referencia del lugar donde fue tomada la cita, con al menos, los siguientes datos: autor(es), libro u otra fuente del cual fue tomada, fecha de publicación.
  • La protección de los derechos de propiedad intelectual y propiedad industrial se observarán en lo relativo a marcas, nombres comerciales, logos, enseñas, lemas, nombres de dominio, secretos empresariales, saber- hacer, diseños industriales, patentes, modelos de utilidad y derecho de autor.
  • En caso que se detecten errores, omisiones, malas interpretaciones o cualquier situación en la que el contenido quede en duda, se debe corregir esta información de la manera más diligente.
  • El desconocimiento de las normas vigentes en materia de derechos de autor, derechos de propiedad intelectual y de propiedad industrial puede generar acciones civiles o penales.
  1. Periodicidad y responsabilidad frente a los contenidos

A continuación, se presenta una tabla con los diferentes elementos de la página web de la EMAB S.A. E.S.P, sus secciones, niveles, periodicidad y área responsable de la actualización de los contenidos, y son las siguientes:

  • Organigrama de la Empresa
  • Política de Gestión de Calidad
  • Política Ambiental
  • Política de farmacodependencia EMAB S.A. E.S.P.
  • Política de no consumo de alcohol EMAB S.A. E.S.P.
  • Objetivos Ambientales
  • Objetivos de seguridad y Objetivos en el trabajo

POLÍTICA DE CALIDAD

Satisfacer las necesidades de nuestros usuarios, mediante el cumplimiento eficaz y eficiente de los requisitos legales y reglamentarios aplicables, basados en la filosofía del mejoramiento continuo del sistema de gestión de la calidad. Con esto se pretende brindar al accionista la consolidación de la organización, la rentabilidad, el crecimiento y la sobrevivencia.

POLÍTICA DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO DE LA EMAB S.A. E.S.P.

La empresa de aseo de Bucaramanga EMAB S.A. E.S.P es una empresa prestadora de servicios públicos Domiciliarios de aseo cuyo objetivo es brindar de manera eficaz, eficiente y efectiva el servicio de (barrido, recolección, transporte, tratamiento y disposición final de residuos sólidos domiciliarios) satisfaciendo la necesidad de nuestros usuarios en cumplimiento de la normatividad legal vigente. Contribuyendo a la conservación del medio ambiente.

La EMAB S.A. E.S.P Para la seguridad y salud en el trabajo establece que la prevención y control de los riesgos laborales, no es responsabilidad exclusiva del área de seguridad y Salud en el trabajo, si no de cada uno de sus empleados y de aquellos que presten sus servicios, incluidos contratistas, proveedores y visitantes para de este modo garantizar ambientes seguros y saludables durante el desarrollo de su actividad económica.

La gerencia de la EMAB S.A. E.S.P Se compromete a cumplir con la normatividad nacional legal vigente aplicable  en materia de riesgos de riegos laborales y las suscriptas en su interior, de igual forma a identificar los peligros, evaluar y valorar los riesgo derivados de su actividad económica de tal forma que sean tolerables y que nos permita evitar accidentes de trabajo y enfermedades Laborales, daños a la propiedad e impactos negativos sobre el medio ambiente y en la comunidad aledaña al realizar nuestras labores.

Nuestra política será publicada, divulgada y revisada anualmente o cuando se produzca un cambio en los procesos para asegurar que siga siendo pertinente a medida que se evalúa el desempeño del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo.

La Gerencia de EMAB S.A E.S.P destinará los recursos financieros, humanos, técnicos y físicos necesarios para el diseño e implementación del Sistema de Gestión de la seguridad y Salud en el Trabajo buscando con esto proteger la seguridad y salud de los trabajadores mediante el mejoramiento continuo del SGSST; En constancia de lo anterior se firma a los 09 días del mes de Marzo de 2017.

 POLÍTICA AMBIENTAL

La empresa de aseo de Bucaramanga EMAB S.A. ESP.  es una empresa prestadora del servicio público Domiciliario de aseo cuyo objetivo es brindar de manera eficaz, eficiente y efectiva el servicio de (barrido, recolección, transporte, tratamiento y disposición final de residuos sólidos domiciliarios).Para el desarrollo de sus actividades, EMAB S.A E.S.P se compromete a proteger el medio Ambiente incluyendo la prevención de la contaminación y otros compromisos como la protección de la Biodiversidad, la Comunidad,  los ecosistemas, adaptación al cambio climático, entre otros. Para lograr lo anterior, la organización se compromete también a cumplir los requisitos legales y otros aplicables al sector y mejorar continuamente la eficacia de su sistema de Gestión Ambiental.

POLÍTICA DE RIESGOS

La Empresa de Aseo de Bucaramanga EMAB S.A. E.S.P., implementa una política de administración de riesgos para garantizar una gestión eficaz y eficiente bajo la responsabilidad de los directivos que participan en cada proceso. Los riesgos se identificarán, analizarán, valoraran, evaluarán y actualizarán, por lo menos una vez al año, teniendo en cuenta los eventos externos e internos, las necesidades y expectativas de las partes interesadas, los aspectos e impactos ambientales, los riesgos y peligros y el direccionamiento estratégico, que pueden afectar o impedir el cumplimiento de sus objetivos, en el marco de la viabilidad jurídica, técnica, financiera y económica, para prevenir su ocurrencia y mitigar los efectos ocasionados en el evento de la materialización de dichos riesgos.

Los lineamientos para administrar los riesgos están definidos en el procedimiento Administración del Riesgo GE-PR02, el cual se implementa por todos los procesos de la EMAB S.A. E.S. P.

 POLÍTICA DE FARMACODEPENDENCIA EMAB S.A E.S. P

Pensando en la salud, el bienestar y la seguridad en cada una de las áreas de la Empresa. Se ha establecido una política de farmacodependencia para todo el personal de la Empresa de Aseo de Bucaramanga S.A E.S.P.

Para prevenir, mejorar y conservar el bienestar de los trabajadores, ya que ellos son los responsables   de proteger el medio ambiente.

Para lo cual se estipulan los siguientes parámetros:

  • Queda prohibido el consumo de sustancias psicoactivas (drogas) por parte del personal de la empresa durante su jornada laboral.
  • Se prohíbe la posesión, consumo y venta de cigarrillos y sustancias psicoactivas o drogas en sus puestos de trabajo, o área donde laboren.
  • La empresa podrá realizar pruebas para verificar el cumplimiento de este documento.
  • El no acceder a estas pruebas se considerará sospechoso y se tomaran medidas disciplinarias.
  • Concientizar a los trabajadores que están siendo afectados por el consumo de tabaco o drogas, a que formen parte de programas para su tratamiento y mejora.

POLÍTICA DE NO CONSUMO DE ALCOHOL EMAB S.A E.S. P

El consumo de alcohol puede tener un impacto negativo en la seguridad y salud en los lugares de trabajo.  Por lo cual se ha establecido una política para prohibir el consumo de bebidas alcohólicas dentro de la Empresa de Aseo de Bucaramanga.

Por tanto, se hará la solicitud a todo el personal que durante la realización de sus labores dentro de las instalaciones de La Empresa de Aseo de Bucaramanga EMAB S. A E. SP se prohíbe:

  • Hacer uso indebido, transportar, vender o distribuir bebidas alcohólicas dentro de la empresa.
  • Se prohíbe llegar bajo los efectos del alcohol u otras sustancias que puedan desencadenar un accidente de trabajo.
  • Se prohíbe presentarse a desempeñar labores en estado de embriaguez.

Teniendo en cuenta que el comportamiento de la empresa incluye la preservación del medio ambiente, esta política se hace extensiva a los sitios públicos en los cuales permanezcan sus trabajadores, contratistas y profesionales asociados durante horas laborales, buscando que se cumpla de acuerdo a la LEY 1669 DE 2013, la cual dicta disposiciones penales y administrativas para sancionar la conducción bajo el influjo de alcohol. LEY 769 DE 2002 ART 26, causales de suspensión o cancelación por consumo de alcohol.

OBJETIVOS DE CALIDAD

  • Mejorar continuamente el nivel de satisfacción de los usuarios.
  • Ampliar la cobertura de los servicios.
  • Introducir en el personal de la organización y los proveedores una filosofía centrada en el cliente y de mejora continua.
  • Ser reconocidos como una empresa de categoría mundial.

OBJETIVOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

  • Proteger la seguridad y salud de los trabajadores mediante el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, lo cual se logrará mediante el seguimiento, inspección, evaluación y mejoramiento de puestos de trabajo.
  • Identificar la normatividad nacional legal vigente, aplicable en materia de riesgos laborales y las suscritas en su interior a través de la actualización y seguimiento trimestral o cuándo su inmediatez lo requiera, de la matriz de requisitos legales.
  • Controlar los peligros y riegos a través de la identificación, valoración y evaluación de éstos, derivados del desarrollo de la actividad económica, para lo cual la empresa implementará una matriz de identificación de peligros y valoración de riesgos que será actualizada de forma periódica una vez cada año o cuando ésta lo requiera, mediante el procedimiento reglamentado.
  • Reducir los accidentes de trabajo y prevenir la enfermedad laboral mediante la implementación de charlas preoperacionales, capacitaciones, talleres prácticos del uso y mantenimiento de equipos de trabajo y entrega de elementos de protección individual.

OBJETIVOS AMBIENTALES

  • Cumplir con los requisitos legales aplicables y otros requisitos, mediante la implementación y seguimiento de los diferentes programas establecidos por la Empresa.
  • Mantener actualizados los aspectos ambientales, mediante la comunicación oportuna e identificación de nuevos procesos.
  • Reducir el consumo de agua y energía mediante la implementación, monitoreo y seguimiento de los Programas de ahorro y uso eficiente de agua y energía.
  • Actualizar el Plan de Manejo Ambiental del Sitio de Disposición Final El Carrasco, con el fin de prevenir, controlar y mitigar los Impactos Ambientales producto de las actividades realizadas por la Empresa.

OBJETIVOS POLITICA DE RIESGOS

  • Identificar los riesgos de la EMAB S.A. E.S.P., para realizar su administración, tratamiento y seguimiento a fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos estratégicos y de la misionalidad de la entidad, definiendo las acciones para prevenir su ocurrencia y mitigar los efectos ocasionados en el evento de la materialización.
  • Socializar el procedimiento GE-PR02 Administración de Riesgos para garantizar la implementación
  • Realizar el acompañamiento por parte del proceso de Gestión Estratégica a todos los procesos para la definición del mapa de riesgos.
  • Realizar la revisión y asesoramiento por parte de la Oficina de Control Interno a los procesos frente a la generación del plan de manejo de riesgos.
  • Publicar la política de administración del riesgo para consulta de las partes interesadas.
  1. Lenguaje ciudadano

El Lenguaje ciudadano permite la comunicación efectiva entre los servidores públicos y los ciudadanos porque, además de informar, genera las condiciones para que otros digan y sean escuchados. Permite el entendimiento, la construcción de los significados de los mensajes, entre Estado y ciudadanos.

Los contenidos de la página web de la EMAB S.A. E.S.P, deben desarrollarse con un lenguaje sencillo y claro para que puedan ser interpretados por el ciudadano, desarrollando un intercambio de información y dialogo constante.

Para transformar el lenguaje técnico en lenguaje ciudadano se recomienda seguir los siguientes pasos:

1-Identificar los temas o contenidos que se quieren informar y comunicar y quiénes son los interlocutores de éstos.

2-Relacionar los conceptos con el contexto de la realidad del ciudadano: con la cultura, la satisfacción de una necesidad, la prestación de un servicio concreto.

3-Convertir a un lenguaje claro, llano y sencillo, lenguaje ciudadano, los conceptos técnicos que se usan en la administración pública.

4-Definir las estrategias de comunicación, estableciendo los canales y medios de comunicación para la interlocución.

  1. Perfiles de usuarios
  • Administradores de la página web: Persona designada por la Subdirección de Informática para la gestión de las herramientas para la actualización de la página web, vigilando su disponibilidad y funcionamiento, así mismo, la Intranet de la EMAB S.A. E.S.P. El administrador suministrará las claves y activará los permisos para los Administradores de salas de chat y usuarios editores designados por las subdirecciones de la EMAB. De igual forma será la encargada de la capacitación a los nuevos editores de contenido cuando sea el caso.
  • Editor de Contenido: Personas encargadas de la planeación, generación, revisión y aprobación de contenidos. Todos los contenidos que sean publicados en la página web deben ser coordinados por este grupo de profesionales que serán los encargados de Comunicaciones de la Unidad. Así mismo, tendrán a cargo el seguimiento y actualización de los tiempos mínimos de publicación del contenido de artículos y documentos en la página Web.
  • El Comité Editorial: Es seleccionado por el área que lidera el proceso de comunicación de la EMAB y define entre otros, los parámetros de redacción a seguir por parte de los editores de contenido para el desarrollo de la información a publicar con el acompañamiento del profesional de apoyo de la Subdirección quien tiene asignadas funciones de comunicación. Escogerá y definirá los artículos o documentos a publicar en la página web de la EMAB. Además de definir los artículos o documentos a publicar, también indicará las encuestas que se divulgarán por este medio. El Comité se reunirá trimestralmente.
  • Administradores de Sala de Chat: Personas designadas por las áreas de la EMAB S.A .E.SP para la atención de consultas técnicas y legales que los visitantes al sitio web deseen plantear a través de la herramienta interactiva “Chat”, sobre temas de competencia de la empresa.

 

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